Comment s’entraîner pour l’épreuve de cas pratique du concours de secrétaire administratif?

Lors de la préparation aux concours, nous sommes souvent seuls. Les formations de deux jours sont utiles pour revoir la méthodologie. Seulement, ce qui nous manque, c’est bien l’entraînement. Je le vois dans mes coachings, la plus grande peur des candidats est de se perdre dans la masse d’informations qui se trouve dans le dossier. Pourtant les méthodes de lecture rapide permettent de cibler l’information et de répondre uniquement à la commande formulée par le jury. Et puis, nous n’avons pas toujours le temps de bloquer des week-ends entiers pour s’entraîner en conditions réelles. Comment faire? Il existe de petits exercices simples et effcaces pour acquérir des automatismes. L’idée est d’abord de télécharger des sujets de cas pratiques sur les sites de ministères à la rubrique concours. En soi, le sujet importe peu puisqu’il s’agit d’un concours mutualisé: tout type de sujet peut donc tomber. L’objectif est de posséder une méthodologie et non de faire l’étalage de connaissances.

Voici sept clés pour réussir l’épreuve:

1 – Ne surtout pas ouvrir d’emblée le dossier pour prendre des notes: cela ne sert à rien tant que vous ne savez pas concrètement ce que la commande vous impose. En clair, il s’agit de répondre à la question, qu’est-ce que l’on attend de moi? Quel est l’objectif du cas pratique en question?

2 – Être capable d’analyser le sujet du cas pratique et préparer son brouillon: attention, il ne s’agit pas d’une note de synthèse dans laquelle il faudrait relever tous les éléments clés. Dans le cas pratique, vous avez le rôle d’un missile à tête chercheuse: en fonction des préconisations de la commande, vous ne relevez QUE l’information qui va permettre de traiter les pistes soulevées par le sujet. Tout le reste part à la poubelle! C’est la raison pour laquelle le brouillon permet sous forme tableau par exemple, de noter les points essentiels qui doivent être traités. Tout ce qui n’y fait pas référence dans le dossier ne doit pas être relevé. C’est une règle d’or pour gagner des points.

3 – Mix méthodologique: prélevez l’information et construire un plan cohérent avec des titres clairs.  Pendant que vous relevez l’information utile pour répondre aux questions/pistes du sujet, les colonnes de votre brouillon vont se remplir. Demandez-vous alors, si vous avez trois, quatre ou cinq pistes, si vous les garder telles quelles ou si vous choisissez de les regrouper afin d’équilibrer les parties. Remarque: le cas pratique est moins académique que la note de synthèse ou la note administrative. Vous n’êtes donc pas obligé de construire deux parties avec deux sous-parties par partie. Le plan peut être plus souple. Travaillez bien vos titres, c’est la première chose que le jury voit en ouvrant votre copie; il remarquera tout de suite que vous traitez la commande et que vous répondez aux pistes fournies par le sujet.

4 – Rédigez votre introduction: rappelez le sujet et annoncez votre plan. Si le sujet vous demande de répondre à des questions, l’introduction vous permettra de professionnaliser votre écrit et de montrer que vous l’avez conçu sous forme d’une note, comme si vous étiez en situation pro: vous êtes au bureau et c’est ce qui va vous différencier des autres candidats.

5 – Pour renforcer le caractère professionnel de votre copie, n’hésitez pas à rédiger un timbre qui présente l’émetteur et le destinataire, l’objet et les références. De même, une petite phrase conclusive du type: « Tels sont les éléments que je souhaitais porter à votre connaissance. » est une phrase qui accentue le caractère administratif de votre écrit.

6 – Etudiez les bonnes copies! Regardez-les et demandez vous pourquoi elles parviennent à obtenir 16, 17 et non pas 12 ou 13. Souvent, elles présentent un aspect professionnel. Le candidat sort de la peau de celui qui passe un concours et se met en situation.

7 – Entraînez-vous à prendre un minimum de notes. En clair, ne prenez que celles qui répondent aux pistes/questions de la commande.

En appliquant ces conseils, vous parviendrez à une copie agréable à lire, fiable au niveau professionnel et qui montre que vous avez compris le sujet!

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Nicolas MOURER

formateur – coach

spécialiste des préparations aux concours de la fonction publique

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